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质量、环境、职业健康安全三大管理体系如何整合?

2019-08-07 10:17:18    551次浏览

如何将三体系进行整合,是一个较为系统且复杂的问题。加之最近几年,从ISO 9001到ISO 14001,再到ISO 45001,标准一直在换版。新的标准又有了新的变化和要求。因此,今天这篇文章将从整合的思路、步骤等内容进行思考,仅供参考。

为什么要整合

基于自身改善的渴望、市场的形势、客户的要求,近十年来,我国各类企业正在实施ISO9001质量、ISO14001环境、ISO 45001职业健康与安全、精益生产、6SIGMA等诸多管理体系,少则两三个管理体系,多则八九个。

随着国内外形势的需要,越来越多已经建立和实施质量管理体系的企业开始引入其他管理体系,如环境管理体系、职业健康安全管理体系等,并申请第三方认证。

企业要建立和保持两三个或N个管理体系的运行和认证证书资格,每年不得不投入相当大的人力、财力和时间资源。

由于三个独立的管理体系运作不利于企业的经营发展,整合管理与认证成为必然。再加上其他管理体系在标准的思想、标准要素等内容上有很强的关联性,都是建立在质量管理体系的框架之上,都贯穿了八项基本管理原则,体系的运行模式、文件的架构基本相同,这样就为整合管理体系提供了技术可能。

整合管理体系的现实意义在于以下方面。

1、用一套体系文件进行统一控制,有利于简化企业内部管理,降低企业管理成本,实现企业绩效增值。

2、企业的管理功能和效率发挥的好坏靠的是管理体系的整体有效性的发挥。一体化管理体系有利于提高企业管理水平,提高企业管理效率,提高执行力。

3、涵盖多种认证的一体化管理体系有利于增强企业自我发展和自我完善,提升市场竞争力。

独立运行存在的问题

三体系的建立,有效促进了质量、环境、职业健康安全工作。在运行管理中,我们按照体系标准、体系要素和法律法规的要求,针对生产工艺流程中可能发生的质量、环境、安全等问题,实施全员、全方位、全过程的运行控制,运用PDCA运行模式的手段和方法,强化管理,持续改进,使企业管理不断上水平。同时,在运行中我们也发现以下问题:

1、同一部门在工作中执行三套体系,造成职责不一致、行动不统一。

2、在同一生产工艺流程、统一工作程序上三套体系文件中均有要求时,造成重复性开展、重复记录。

3、内部审核时,三套体系单独进行,形成同一记录、同一工作重复审核。

4、管理评审时,三套体系单独进行,增加评审次数和会议次数,评审的质量和效果不太理想。

5、三个体系在贯标认证初始编制的体系文件,在某些方面与生产经营实际不符,造成“两张皮”现象。

6、对三个体系知识培训的力度不够,领导作用、全员参与的重视程度上还存有差距。

7、传统管理的决策、方法上的习惯性,时有与三套体系的相关要求不一致现象,部分管理者和员工不能正确认识和使用三套体系这个工具,运用到生产经营的全过程即质量、环境、职业健康安全的各个方面中去。

概括起来为以下三个方面:

1) 一些组织为了满足不同标准认证的需要,不得不做重复劳动,因此出现了三本手册、三套程序文件、重复内审、重复管理评审的现象,导致管理体系运行效率低下。

2) 由于认证审核不统一,企业为了获得三种证书,就得接受三种审核,有时可能是由2-3家认证机构进行的。这不但使企业的审核费、交通费和接待费用增加,而且还要耗去管理人员和员工的时间和精力,资源的浪费,人力、物力、财力的重复投入将大大提高企业申请认证的费用,打击企业进行管理体系认证的积极性,阻碍认证工作的进展。

3) 依据不同的管理构架建立三个不同的管理体系,形成企业内部相互协调的工作量很大,也会出现质量、环境、安全卫生的管理部门从各自负责的专业范围和管理责任出发,出现争资源、政令不统一、信息不能共享、甚至互相排斥的情况。

企业如何建立一个既有效同时满足三个标准的要求,又减少工作数量和运行层次,将质量管理体系、环境管理体系、职业安全健康管理体系整合成一个综合的管理体系呢?

整合需具备的条件

作为一个企业整合三个体系必须具有以下基本条件:

1、企业的产品涉及质量、环境、职业安全健康三个方面的要求,企业有愿望实施综合控制。

2、有满足体系整合所需的人力资源和其他资源。

3、组织的资源能实现充分的共享。

4、组织需进行相关标准的宣贯培训。

整合的基本原则

1、对管理对象相同、管理特性要求基本一致的内容应进行整合。凡是三项标准中管理的对象相同,管理性要求基本一致的内容,企业对体系文件、资源配置、运行控制都要整合。

2、整合后的管理性要求应覆盖三个标准的内容,就高不就低,以三个标准中要求为准。整合型管理体系是适应三个标准要求的管理体系,只有三个标准的全部要求都满足,才能说明组织建立的整合性管理体系能够确保其质量管理、环境管理、职业安全健康管理符合规定的要求,能够实现组织制定的质量、环境和职业安全健康目标。

3、整合后的管理体系文件应具有可操作性,保持文件之间的协调性和针对性。整合后的管理体系程序并不是越多越好,在具有可操作性的前提下,还要方便操作。

4、整合应有利于减少文件数量,便于文件使用;有利于统一协调体系的策划、运行与检测,实现资源共享;有利于提高管理效率,降低管理成本。

整合的步骤

企业进行体系整合的一般步骤:

1、组织领导层统一思想并做出决策;

2、成立管理体系整合的领导班子和工作班子;

3、分层次进行培训,重点是对相关标准及文件编写进行培训;

4、根据法律法规和顾客、相关方、社会、员工的要求、组织的宗旨和管理现状制定组织整合型管理方针;

5、识别质量管理体系所需的过程,识别并评价环境因素和安全风险因素;

6、根据管理方针,制定管理目标和指标;

7、进行整合管理体系的职能分配,明确相应的职责和权限;

8、根据目标制定产品实现、环境和职业安全健康的质量计划或管理方案;

9、编制整合型管理体系文件;

10、发布并宣贯整合型管理体系文件;

11、配备和落实整合型管理体系所要求的人力、基础设施和其他资源;

12、试运行3-6个月;

13、培训并聘任满足整合型管理体系要求的内审员;

14、进行至少一次依据三个标准、覆盖全部管理部门和要求的内部审核;

15、评审不符合项纠正措施;

16、召开管理评审会、评价整合型管理体系的适宜性、充分性和有效性,并提出持续改进方向。

17、实施改进,保持管理体系的有效运行。

三个体系整合,便于我们认识和掌握管理的规律性。在组织建立一致性的管理基础条件下,能够科学的调配人力资源,优化组织的管理机构,统筹开展管理性要求一致的活动,提高工作效率,有利于培养复合型人才,降低管理成本,提高管理体系运行的效率。

整合型管理体系审核的优势

1、建立体系的意义

1) 降低管理和认证费用,促进体系认证工作的开展

2) 减少管理上的不协调,提高管理效率

3) 各管理领域可以优势互补

4) 提供整体解决问题的手段

5) 有利于在组织内建立质量、环境和职业安全卫生相融合的管理观念

2、一体化审核的意义

——一体化审核可以降低组织有关的认证费用,减轻受审核方负担;

——实施一体化审核减少了对组织的产品实现过程和连续管理时间的中断;

——实施一体化审核协调了组织在日常管理工作中所涉及的相同或相近的要求,以及由于不同体系的分别审核而造成的审核间的差异;

总之,一体化审核有利于促进组织系统管理体制的形成,并通过对不同体系的审核,可以更加全面、更加准确和客观地评价组织的综合管理水平,有利于组织采取更为合理的措施,改进整体绩效,实现不断持续改进的目的。

一体化审核的发展趋势

1) 一体化管理体系应成为三个标准的有机融合,而不是三个体系的简单相加。在一体化管理体系建立之前,应该形成IMS标准作为建立一体化管理体系的依据。这一标准可能仍采用PDCA作为基本框架。

2) 一体化管理体系建立的目的之一是为了减少工作量,建立一个体系,实施统一的内审核管理评审。

3) 一体化审核应由一次审核、三张证书,向一次审核、一张证书过渡。

4) 培养"三项全能"的一体化审核员将成为认证机构、培训机构的培训重点。质量、环境、职业健康和安全的单项审核/认证与一体化审核/认证将长期并存;在多数行业中,特别是高风险行业,单项审核/认证将逐渐被一体化审核/认证所替代。

一体化管理体系的优化保持

设立专门的体系管理部门或岗位,赋予充分的授权,进行企业内部在体系执行方面的联络与沟通,针对普遍性问题和典型问题进行体系的完善与优化。按照PDCA循环持续改进,推动企业的质量管理、环境管理和职业健康安全管理绩效不断向更高境界发展。

(1)做好一体化管理体系的内部培训

按体系要求程序分层次分阶段进行全员培训,培训的深入程度取决于员工的素质和企业产品活动过程的复杂程度,培训越深入,体系的实施运行就越顺利,可以说,培训效果的成功与否,直接影响企业的体系是否正常运行。培训过程要将体系文件与实际操作结合起来进行,特别是增加的有关环境和职业健康安全方面的内容,除了操作技能方面的培训外,员工的质量意识、环境意识和职业健康安全意识的增强对整个体系的有效实施和运行起到决定性的影响。

(2)做好资源配备和投入

虽然环境管理体系没有强制性要求企业的环境绩效要达到多高程度,但是要求通过体系运行,不断改进自身的环境绩效,满足相关方和社会的要求;职业健康安全体系对于风险预防比较重视,法律法规的要求必须得到满足。一体化管理体系需要配置懂得企业管理、质量管理、环境管理、安全管理、卫生管理、体系和认证管理等的至少2~3名具有丰富的体系管理经验的专职人员。以上均需要投入一定的资金和资源,而且形成一种机制,每年都有改善提高。

(3) 实施有效的内部审核

管理者的重视和承诺,提高内审员的岗位待遇,在企业内部形成一种按管理体系办事的氛围,才能真正做到管理体系的有效运行,才能通过内部审核和管理评审自我完善,使一体化管理体系优化保持。

管理体系的整合是大势所趋,需要进一步进行研究和探索。

1、从实现企业整体目标出发,组建一个以管理者亲自领导的体系管理队伍,从顶层设计开始进行职责的分解,资源的配置,文件统筹编撰。

2、借鉴建立运行各管理体系的经验,以PDCA循环建立优化一体化管理体系,满足企业适用的法律法规和各项专业标准要求,覆盖所有活动,且不重叠。

3、通过一体化管理体系主干来理顺各专业管理的适用范围,明确各体系接口,避免重复管理和管理真空。

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